Intake en Kennismaking
HIeronder staan de stappen die we zetten in geval van een nieuwe klant t/m de overdracht naar een maatje:
Aanmelding
Een klant meldt zich aan (of wordt aangemeld) via telefoon, mail etcetera. In het telefoongesprek dat we met de klant voeren (of als we hem terugbellen)
proberen we de volgende punten te bespreken:
- Kennismaken, uitleg geven wie we zijn
- Verhaal van klant aanhoren en proberen te achterhalen wat de hulpvraag is
- Noteren van adresgegevens (NAW etcetera)
- Afspraak maken voor kennismaking
Op grond van het gesprek bepalen we wie het beste bij deze hulpvraag past. Lijkt het verhaal weinig gecompliceerd, dan zoeken we direct een hulpverlener en vragen we of die mee kan op het kennismakingsgesprek. Lijkt de zaak gecompliceerd, dan gaan de coördinatoren eerst alleen naar de klant. In de e-mail, waarin we de afspraak bevestigen, leggen we kort de aanpak uit, evenals datum, tijdstip en locatie van het kennismakingsgesprek.
Kennismakingsgesprek
In het kennismakingsgesprek komen de volgende punten aan de orde:
Kennismaken
De klant vertelt zijn achtergrond, net als de coördinator. Bedoeling is over en weer vertrouwen te wekken en een relatie op te bouwen.
Achtergrond hulpvraag
De klant vertelt de aanleiding voor zijn hulpvraag. We vragen om verduidelijking en toelichting en proberen de omvang van de financiële problemen te achterhalen.
Voorgestelde Hulpverlening
Op basis van de vorige stap bepalen we samen met de klant welke specifieke hulp hij nodig heeft. We leggen uit wat de hulp inhoudt (de klant heeft misschien een heel ander idee van budgetbegeleiding dan wat het daadwerkelijk inhoudt), Ook leggen we de stappen uit die in de begeleiding worden gezet. Dit zijn in het algemeen de volgende stappen:
- Rust/stabilisatie
- Administratie op orde
- Inzicht inkomen, uitgaven en achterstanden
- Plan voor oplossen financiële zorgen
- Begeleiding tijdens uitvoering plan
- Nazorg
Verzamelen Basisgegevens:
Ten slotte verzamelen we een aantal basisgegevens in het kennismakingsformulier en checken we de volgende punten:
- Bespreken dat er inzicht wordt gevraagd in de hele financiële administratie, dat wil zeggen dat er inzicht dient te worden verschaft in nota’s en bankrekeningen als voorbeeld van beide partners (indien van toepassing)
- Check op aanwezigheid computer
- Check op beschikbaarheid DIGID
- In geval van externe verwijzing afstemmen wat wel en niet wordt gedeeld met die instanties
- Bespreken dat in geval van ontevredenheid over de dienstverlening er contact met de coördinator kan worden opgenomen
- Benoemen welke hulpverlening wordt verwacht (budgetbegeleiding, schuldbemiddeling, op orde brengen van administratie, etcetera)
- Doel benoemen: zelfredzaamheid en geen vrijblijvende ondersteuning
- Aangeven dat soms schuldhulpbemiddeling door gemeente de snelste weg is om de geldzorgen weg te nemen (zeker bij grote achterstanden)
- Rolverdeling
- Uitwisselen contactgegevens zodat hulpvrager ons kan bereiken
- Tijdstippen begeleiding (overdag, ‘s avonds, weekend)
- Toelichten contract
Verslag
Van het gesprek wordt een verslag gemaakt, waarin het gesprek en de gemaakte afspraken worden samengevat. Dit leggen we vast in hetHulpvragersysteem (HVS)
Overdracht naar begeleider
Kan degene die de begeleiding van de klant op zich neemt niet bij de kennismaking aanwezig zijn, dan neemt de coördinator contact op met de begeleider voor mondelinge overdracht.
Tot slot
Bovenstaande aanpak is een momentopname. Op basis van ervaring passen we bijvoorbeeld de punten aan waarop we moeten checken. Aanvullingen/tips kun je hieronder kwijt.